1. Titolare del trattamento

Il Titolare del trattamento è:

Kay Way S.r.l.
Sede legale: Via Arno, 102 – 50019 Sesto Fiorentino (FI), Italia
Partita IVA: 07413670485
Email: info@kayway.it
Sito web: https://www.kayway.it/

Per qualsiasi richiesta relativa al trattamento dei dati personali o all’esercizio dei diritti previsti dal GDPR, l’interessato può contattare Kay Way S.r.l. all’indirizzo info@kayway.it.

2. Ambito di applicazione della presente informativa

La presente Privacy Policy si applica al sito www.kayway.it e ai trattamenti connessi alla navigazione, all’invio di richieste tramite moduli, all’invio di candidature, alla consultazione delle pagine informative, al download di documenti e all’interazione con contenuti incorporati o servizi di terze parti presenti sul sito.

La presente informativa non si applica a siti web, piattaforme, social network o servizi esterni raggiungibili tramite link presenti sul sito. Tali soggetti operano secondo proprie informative privacy e proprie condizioni di utilizzo.

Per i servizi digitali, tecnologici e di intelligenza artificiale proposti o commercializzati da Kay Way S.r.l. a favore di clienti, studi professionali, aziende o amministratori condominiali, le modalità effettive di trattamento possono essere disciplinate anche da specifici contratti, informative dedicate, allegati tecnici, accordi di nomina a responsabile del trattamento ai sensi dell’articolo 28 GDPR e documentazione relativa ai singoli servizi.

3. Tipologie di dati trattati

3.1 Dati di navigazione

I sistemi informatici e le procedure software preposte al funzionamento del sito possono acquisire, nel corso del loro normale esercizio, alcuni dati la cui trasmissione è implicita nell’uso dei protocolli di comunicazione Internet.

Rientrano in questa categoria, a titolo esemplificativo:

• indirizzo IP o altri identificativi tecnici del dispositivo utilizzato;
• indirizzi URI delle risorse richieste;
• orario della richiesta;
• metodo utilizzato nel sottoporre la richiesta al server;
• codice di stato della risposta fornita dal server;
• dimensione del file ottenuto in risposta;
• parametri relativi al browser, al sistema operativo e all’ambiente informatico dell’utente;
• dati tecnici necessari alla sicurezza, alla manutenzione e al corretto funzionamento del sito.

Tali dati sono utilizzati per consentire la navigazione, garantire la sicurezza del sito, verificare il corretto funzionamento dei servizi, prevenire usi illeciti e accertare eventuali responsabilità in caso di attacchi informatici o condotte dannose.

3.2 Dati forniti volontariamente tramite moduli di contatto

Il sito contiene moduli di contatto realizzati tramite Elementor. Attraverso tali moduli possono essere raccolti dati personali forniti volontariamente dall’utente, tra cui:

• nome e cognome;
• azienda, studio professionale o ente di appartenenza;
• indirizzo email;
• numero di telefono;
• contenuto della richiesta;
• eventuali informazioni inserite liberamente nel campo messaggio.

I dati inseriti nei moduli vengono inviati esclusivamente via email all’indirizzo indicato da Kay Way S.r.l. per la gestione delle richieste. Alla data dell’ultimo aggiornamento della presente informativa, i dati dei moduli non vengono trasferiti automaticamente a CRM o piattaforme commerciali esterne.

3.3 Dati relativi alle candidature

Il sito contiene una pagina “Lavora con noi” e un modulo candidatura tramite il quale gli interessati possono inviare il proprio profilo professionale.

In caso di invio di candidatura, Kay Way S.r.l. può trattare:

• nome e cognome;
• dati di contatto;
• curriculum vitae;
• esperienze professionali;
• competenze;
• informazioni contenute nella presentazione personale;
• eventuali allegati inviati dal candidato;
• ulteriori informazioni comunicate volontariamente durante la selezione.

Le candidature vengono ricevute all’indirizzo info@kayway.it e sono trattate esclusivamente per finalità di selezione, valutazione del profilo e gestione di eventuali contatti successivi.

Il candidato è invitato a non inserire nel curriculum o nel modulo dati non pertinenti o eccedenti rispetto alla finalità di selezione, in particolare dati particolari ai sensi dell’articolo 9 GDPR, salvo che siano strettamente necessari in relazione alla posizione o collaborazione richiesta.

3.4 Dati relativi all’area download

Il sito contiene un’area download dalla quale è possibile scaricare materiali informativi, cataloghi, questionari e documenti relativi ai servizi Kay Way.

Il download dei materiali non richiede registrazione. Durante la navigazione e il download possono comunque essere trattati dati tecnici di navigazione e log del sito, necessari per il funzionamento della pagina, la sicurezza, il monitoraggio tecnico e la corretta erogazione dei contenuti richiesti.

Se l’utente compila successivamente un modulo collegato ai documenti scaricati, i dati trattati saranno quelli indicati nella sezione relativa ai moduli di contatto.

3.5 Dati relativi a contenuti incorporati e servizi terzi

Il sito può incorporare contenuti di terze parti, ad esempio video YouTube, strumenti Google, collegamenti a social network o altri contenuti esterni.

Quando l’utente interagisce con tali contenuti, oppure quando presta il relativo consenso tramite banner cookie, i fornitori terzi possono trattare dati tecnici, identificativi online, informazioni sul dispositivo, indirizzo IP, preferenze cookie e dati relativi all’interazione con il contenuto.

Tali trattamenti sono regolati anche dalle informative privacy dei rispettivi fornitori.

3.6 Dati relativi ai servizi AI e tecnologici descritti sul sito

Il sito presenta servizi digitali, tecnologie per il condominio e soluzioni basate anche su intelligenza artificiale, tra cui, a titolo esemplificativo, OlivIA® 2.0, OlivIA® Cally, MattIA®, Contabilità automatica con AI e automazioni operative.

La semplice consultazione delle pagine informative del sito non comporta l’attivazione di tali sistemi AI nei confronti dell’utente.

Quando tali servizi vengono richiesti, attivati o configurati per un cliente, i trattamenti effettivi dei dati personali sono disciplinati dalla documentazione contrattuale e privacy applicabile al singolo servizio, inclusi eventuali accordi di nomina a responsabile del trattamento, allegati tecnici, informative dedicate e indicazioni operative fornite al cliente.

4. Finalità e basi giuridiche del trattamento

I dati personali sono trattati per le finalità e sulle basi giuridiche di seguito indicate.

Navigazione e funzionamento tecnico del sito

Dati trattati: dati di navigazione, log tecnici, cookie tecnici.
Base giuridica: legittimo interesse del titolare e necessità tecnica di erogazione del servizio richiesto dall’utente.

Sicurezza informatica, prevenzione abusi e protezione del sito

Dati trattati: dati di navigazione, indirizzo IP, log di sicurezza.
Base giuridica: legittimo interesse del titolare alla sicurezza dei sistemi, alla prevenzione di accessi abusivi e alla tutela dei propri diritti.

Risposta a richieste inviate tramite moduli di contatto

Dati trattati: dati identificativi, contatti, dati aziendali o professionali, contenuto della richiesta.
Base giuridica: esecuzione di misure precontrattuali o contrattuali richieste dall’interessato.

Gestione di richieste commerciali, demo o informazioni sui servizi

Dati trattati: dati identificativi, contatti, dati aziendali o professionali, contenuto della richiesta.
Base giuridica: esecuzione di misure precontrattuali richieste dall’interessato e legittimo interesse nei rapporti B2B.

Gestione candidature e selezione di collaboratori

Dati trattati: dati contenuti nel modulo candidatura, curriculum vitae, allegati e comunicazioni successive.
Base giuridica: esecuzione di misure precontrattuali richieste dall’interessato.

Invio di comunicazioni successive collegate a una richiesta ricevuta

Dati trattati: dati di contatto e contenuto della comunicazione.
Base giuridica: esecuzione di misure precontrattuali o contrattuali, oppure legittimo interesse alla gestione del rapporto commerciale o professionale.

Statistiche sull’utilizzo del sito

Dati trattati: dati di navigazione e dati raccolti tramite Google Analytics / Site Kit, secondo la configurazione cookie.
Base giuridica: consenso dell’utente, quando richiesto dalla normativa e dalla configurazione del servizio.

Visualizzazione di video YouTube e contenuti di terze parti

Dati trattati: dati tecnici trasmessi ai fornitori terzi quando il contenuto viene attivato.
Base giuridica: consenso dell’utente tramite banner cookie o strumenti di gestione delle preferenze.

Gestione dell’area download

Dati trattati: dati tecnici di navigazione e log relativi all’accesso ai contenuti scaricabili.
Base giuridica: legittimo interesse alla corretta erogazione del servizio richiesto dall’utente, alla sicurezza e alla gestione tecnica del sito.

Adempimenti di legge, fiscali, contabili o amministrativi

Dati trattati: dati necessari all’adempimento dell’obbligo applicabile.
Base giuridica: obbligo legale.

Accertamento, esercizio o difesa di un diritto

Dati trattati: dati necessari alla tutela del diritto.
Base giuridica: legittimo interesse del titolare e tutela giudiziale o stragiudiziale dei diritti.

I dati raccolti tramite il sito non sono utilizzati per processi decisionali automatizzati idonei a produrre effetti giuridici sull’interessato o a incidere significativamente sulla sua persona ai sensi dell’articolo 22 GDPR.

5. Modalità del trattamento

Il trattamento dei dati personali avviene mediante strumenti informatici, telematici e, ove necessario, strumenti organizzativi interni, con logiche strettamente correlate alle finalità indicate nella presente informativa.

Kay Way S.r.l. adotta misure tecniche e organizzative adeguate a ridurre i rischi di accesso non autorizzato, perdita, distruzione, modifica, divulgazione non autorizzata o trattamento non conforme dei dati personali.

I dati personali sono trattati da soggetti autorizzati da Kay Way S.r.l. e, quando necessario, da fornitori esterni formalmente incaricati o nominati responsabili del trattamento ai sensi dell’articolo 28 GDPR.

6. Conferimento dei dati

Il conferimento dei dati di navigazione è necessario per consentire il funzionamento tecnico del sito.

Il conferimento dei dati richiesti nei moduli di contatto o candidatura è necessario per consentire a Kay Way S.r.l. di gestire e riscontrare la richiesta inviata dall’utente.

Il mancato conferimento dei dati obbligatori richiesti nei moduli può impedire l’invio della richiesta o la successiva gestione della stessa.

Il conferimento dei dati per cookie statistici, video YouTube, contenuti incorporati e altri servizi di terze parti soggetti a consenso è facoltativo. In mancanza di consenso, tali servizi potrebbero non essere disponibili o non essere caricati nella pagina.

7. Cookie e altri strumenti di tracciamento

Il sito www.kayway.it utilizza cookie e tecnologie analoghe per garantire il corretto funzionamento delle pagine, gestire le preferenze dell’utente, raccogliere statistiche sull’utilizzo del sito e, previo consenso, attivare contenuti e servizi forniti da terze parti.

La gestione del consenso è effettuata tramite il plugin CookieYes | GDPR Cookie Consent, che consente all’utente di accettare, rifiutare o configurare le proprie preferenze relative alle diverse categorie di cookie e servizi.

Il sito utilizza o può utilizzare servizi riconducibili alle seguenti categorie:

• WordPress, per il funzionamento tecnico del sito;
• CookieYes, per la gestione e memorizzazione delle preferenze cookie;
• Google Site Kit, per il collegamento tecnico con servizi Google;
• Google Analytics, per statistiche sull’utilizzo del sito, previo consenso quando richiesto;
• YouTube, per la visualizzazione di video incorporati, previo consenso quando richiesto;
• Elementor ed Elementor Pro, per la costruzione delle pagine, dei moduli e di componenti del sito;
• Download Manager, per la gestione dei file scaricabili;
• Rank Math SEO, per la gestione di elementi SEO tecnici e metadati;
• Aruba HiSpeed Cache, per la gestione della cache e il miglioramento delle prestazioni del sito;
• UpdraftPlus, per attività di backup e ripristino;
• Limit Login Attempts Reloaded, per la sicurezza degli accessi e la limitazione dei tentativi di login.

I cookie tecnici e funzionali possono essere utilizzati senza il consenso dell’utente, nei limiti previsti dalla normativa vigente. I cookie statistici non assimilabili ai tecnici, i servizi di terze parti e gli strumenti di marketing o tracciamento vengono caricati solo secondo le preferenze espresse dall’utente tramite il banner di consenso.

L’elenco aggiornato dei cookie, dei servizi, delle finalità, dei fornitori e dei tempi di conservazione è disponibile nella Cookie Policy del sito, da consultare insieme alla presente Privacy Policy.

L’utente può modificare o revocare in qualsiasi momento le preferenze espresse utilizzando il banner di consenso o il comando di gestione delle preferenze cookie disponibile sul sito.

8. Servizi di terze parti utilizzati dal sito

Il sito può integrare servizi forniti da terze parti. Tali servizi possono comportare la trasmissione di dati tecnici, inclusi indirizzo IP, dati del browser, identificativi cookie o informazioni sull’interazione con il contenuto, secondo la configurazione adottata e le scelte di consenso dell’utente.

8.1 Google Analytics e Google Site Kit

Il sito utilizza Google Analytics, anche tramite Google Site Kit, per ottenere statistiche sull’utilizzo del sito, sulle pagine visitate e sulle interazioni degli utenti.

L’attivazione dei cookie statistici avviene secondo la configurazione del banner di consenso. Kay Way S.r.l. utilizza tali dati in forma statistica e aggregata per comprendere l’andamento del sito e migliorare contenuti, struttura e fruibilità delle pagine.

Informativa privacy Google: https://policies.google.com/privacy

8.2 YouTube

Il sito può incorporare video pubblicati su YouTube. I contenuti video possono essere bloccati fino al consenso dell’utente e attivati solo a seguito della scelta espressa tramite il banner cookie o il relativo segnaposto.

L’interazione con i video può comportare il trattamento di dati da parte di Google/YouTube secondo le informative privacy del relativo fornitore.

8.3 Elementor ed Elementor Pro

Il sito utilizza Elementor ed Elementor Pro per la realizzazione delle pagine, dei template, dei moduli e di componenti grafici o funzionali.

Quando Elementor o servizi collegati trattano dati personali per conto del sito, tali soggetti possono operare come responsabili o sub-responsabili del trattamento, secondo i rispettivi accordi di trattamento dati e la configurazione effettiva del sito.

8.4 CookieYes

Il sito utilizza CookieYes | GDPR Cookie Consent per la gestione del consenso ai cookie e per la memorizzazione delle preferenze espresse dagli utenti.

8.5 Download Manager

Il sito può utilizzare il plugin Download Manager per organizzare e gestire materiali scaricabili, come cataloghi, questionari e documenti informativi.

8.6 Aruba

Il sito è ospitato su infrastruttura Aruba. Aruba può trattare dati tecnici, log, dati di sicurezza e informazioni necessarie al funzionamento dell’hosting, della cache, della posta elettronica e dei servizi collegati.

8.7 Plugin di sicurezza, backup e prestazioni

Il sito può utilizzare plugin di sicurezza, backup e prestazioni, tra cui Limit Login Attempts Reloaded, UpdraftPlus e Aruba HiSpeed Cache. Tali strumenti possono trattare dati tecnici, log, informazioni di accesso, backup e dati necessari alla protezione e al corretto funzionamento del sito.

8.8 Protezione dei moduli tramite sistemi antispam

Il sito può utilizzare strumenti tecnici di protezione dei moduli, inclusi sistemi antispam e servizi come Google reCAPTCHA, al fine di prevenire invii automatizzati, spam, abusi e utilizzi impropri dei canali di contatto.

Tali strumenti possono trattare dati tecnici relativi al dispositivo, al browser, all’indirizzo IP, alle interazioni con la pagina e ad altri segnali necessari per valutare l’affidabilità dell’invio e proteggere il sito.

Il trattamento è effettuato per finalità di sicurezza del sito, prevenzione degli abusi e tutela dei canali di comunicazione aziendale.

9. Comunicazione dei dati e destinatari

I dati personali possono essere trattati da personale autorizzato di Kay Way S.r.l. e da fornitori esterni che prestano servizi tecnici, informatici, amministrativi, statistici, commerciali o di comunicazione.

In particolare, il sito utilizza o può utilizzare:

• Aruba S.p.A., per dominio, hosting, posta elettronica, cache e infrastruttura tecnica;
• Google Ireland Limited e società del gruppo Google, per servizi quali Google Analytics, Google Site Kit e YouTube, nei limiti della configurazione effettiva e del consenso prestato;
• Elementor Ltd. e società collegate, per strumenti di costruzione del sito, moduli e componenti tecnici;
• CookieYes, per la gestione del consenso cookie;
• W3 Eden Inc. o soggetti collegati al plugin Download Manager, per la gestione tecnica dei download;
• fornitori dei plugin WordPress installati, nei limiti dei dati effettivamente trattati e della configurazione adottata;
• consulenti, professionisti, fornitori tecnici e soggetti incaricati nei limiti necessari allo svolgimento delle rispettive attività;
• autorità pubbliche, enti o soggetti legittimati, nei casi previsti dalla legge.

I fornitori che trattano dati personali per conto di Kay Way S.r.l. sono nominati, quando necessario, responsabili del trattamento ai sensi dell’articolo 28 GDPR.

I dati personali non sono diffusi, salvo che ciò sia imposto da un obbligo di legge o reso necessario da specifiche funzionalità richieste dall’utente.

10. Trasferimenti di dati verso Paesi extra SEE

Alcuni servizi utilizzati dal sito, in particolare servizi riconducibili a Google, Elementor, Microsoft o ad altri fornitori tecnologici internazionali, possono comportare trasferimenti o accessi a dati personali da Paesi esterni allo Spazio Economico Europeo.

Tali trasferimenti, quando presenti, avvengono nel rispetto degli articoli 44 e seguenti del GDPR, sulla base di strumenti giuridici applicabili, quali decisioni di adeguatezza, clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione europea o ulteriori garanzie previste dalla normativa vigente.

Kay Way S.r.l. verifica periodicamente la configurazione dei servizi utilizzati, le impostazioni di consenso e la documentazione privacy dei fornitori.

11. Conservazione dei dati

I dati personali sono conservati per il tempo strettamente necessario al raggiungimento delle finalità per cui sono stati raccolti e, successivamente, per i tempi previsti da obblighi di legge o necessari alla tutela dei diritti del titolare.

Dati di navigazione e log tecnici

Per il tempo necessario alla sicurezza e al funzionamento del sito, di norma non oltre 90 giorni, salvo esigenze di accertamento di illeciti o tutela dei diritti.

Dati inviati tramite moduli di contatto

Per il tempo necessario a gestire la richiesta e gli eventuali successivi rapporti precontrattuali o contrattuali. In assenza di rapporto successivo, i dati possono essere conservati per un periodo massimo indicativo di 24 mesi, salvo esigenze di tutela dei diritti.

Dati relativi a richieste commerciali, demo o preventivi

Per il tempo necessario alla gestione della richiesta e, in caso di rapporto successivo, per la durata del rapporto e secondo i termini civilistici, fiscali e contabili applicabili.

Dati relativi a candidature

Per il tempo necessario alla valutazione della candidatura e, salvo diverso consenso o obbligo, di norma non oltre 24 mesi dalla ricezione.

Dati relativi a cookie e preferenze di consenso

Secondo i tempi indicati nella Cookie Policy e nella configurazione del banner CookieYes.

Dati presenti in backup

Per il tempo tecnico necessario alla gestione dei backup e del ripristino del sito.

Dati trattati per contenzioso o tutela dei diritti

Per il tempo necessario alla gestione della controversia e secondo i termini di prescrizione applicabili.

I tempi sopra indicati possono variare quando la conservazione sia necessaria per adempiere a obblighi di legge, ordini dell’autorità, accertamento di responsabilità o difesa di un diritto.

12. Sicurezza dei dati

Kay Way S.r.l. tratta i dati personali in modo lecito, corretto e trasparente, adottando misure tecniche e organizzative adeguate al rischio, finalizzate a proteggere i dati da accessi non autorizzati, perdita, distruzione, alterazione o divulgazione indebita.

Le misure adottate possono includere, a titolo esemplificativo, controllo degli accessi, gestione delle credenziali, aggiornamento dei sistemi, backup, strumenti di sicurezza, limitazione degli accessi ai soli soggetti autorizzati, protezione dell’infrastruttura e utilizzo di fornitori tecnici qualificati.

Nessun sistema informatico può garantire sicurezza assoluta. In caso di violazione dei dati personali, Kay Way S.r.l. adotterà le misure previste dalla normativa applicabile.

13. Uso di contenuti generati o supportati da strumenti di intelligenza artificiale

Kay Way S.r.l. può utilizzare strumenti di intelligenza artificiale a supporto della realizzazione di testi, immagini, bozze grafiche, materiali descrittivi, contenuti informativi e attività editoriali del sito.

I contenuti pubblicati sul sito, anche quando realizzati con il supporto di strumenti AI, sono sottoposti a revisione, selezione e responsabilità editoriale umana da parte di Kay Way S.r.l. o dei soggetti incaricati.

L’uso di strumenti AI per la predisposizione di contenuti del sito non comporta, di per sé, la profilazione degli utenti, il trattamento automatizzato dei dati personali degli utenti del sito o decisioni automatizzate nei loro confronti.

Le immagini e i testi presenti sul sito hanno finalità descrittiva, informativa e commerciale. Quando necessario, Kay Way S.r.l. potrà aggiornare le modalità di segnalazione o etichettatura dei contenuti generati o supportati da AI in base alla normativa applicabile e all’evoluzione tecnica degli strumenti utilizzati.

14. Servizi basati su intelligenza artificiale e trasparenza AI

Kay Way S.r.l. sviluppa, propone o commercializza servizi digitali e tecnologici basati anche su intelligenza artificiale, destinati prevalentemente al settore condominiale, immobiliare e agli studi di amministrazione condominiale.

Tra i servizi descritti sul sito rientrano, a titolo esemplificativo:

• OlivIA® 2.0;
• OlivIA® Cally;
• MattIA®;
• IA in accounting;
• automazioni digitali e soluzioni operative su misura.

La semplice consultazione del sito www.kayway.it non comporta l’interazione diretta dell’utente con tali sistemi AI, né l’attivazione di trattamenti automatizzati sui dati personali degli utenti del sito diversi da quelli descritti nella presente informativa e nella Cookie Policy.

Quando un servizio AI viene attivato per un cliente, Kay Way S.r.l. fornisce o mette a disposizione la documentazione contrattuale e privacy applicabile al servizio specifico, nella quale sono indicati, secondo il caso concreto:

• ruoli privacy delle parti;
• finalità del trattamento;
• categorie di dati trattati;
• categorie di interessati coinvolti;
• eventuali subfornitori tecnologici;
• misure di sicurezza;
• modalità operative del sistema;
• limiti di utilizzo;
• eventuali informative da rendere agli utenti finali;
• modalità di controllo umano;
• eventuali obblighi di trasparenza relativi all’interazione con sistemi AI.

Quando un sistema AI è destinato a interagire direttamente con persone fisiche, Kay Way S.r.l. adotta misure informative adeguate affinché l’utente sia informato, in modo chiaro e comprensibile, che sta interagendo con un sistema automatizzato o basato su intelligenza artificiale, quando ciò sia richiesto dalla normativa applicabile.

Le soluzioni AI descritte sul sito non sono destinate, in quanto tali, a prendere decisioni automatizzate idonee a produrre effetti giuridici sugli utenti del sito o a incidere significativamente sulla loro persona ai sensi dell’articolo 22 GDPR.

15. OlivIA® 2.0, OlivIA® Cally e servizi vocali

OlivIA® 2.0 è una soluzione sviluppata da Kay Way S.r.l. e commercializzata da Kay Way S.r.l. anche in sinergia con Administraced S.r.l.

OlivIA® può utilizzare componenti tecnologiche di terzi per funzionalità vocali, tra cui servizi Microsoft Azure per elaborazioni di tipo speech-to-text e text-to-speech, cioè trasformazione della voce in testo e del testo in voce.

Informativa privacy Microsoft: https://privacy.microsoft.com/it-it/privacystatement

OlivIA® Cally può comportare l’utilizzo di voce, registrazioni, trascrizioni o dati relativi alle interazioni telefoniche, secondo la configurazione del servizio attivato e la documentazione contrattuale applicabile.

Quando tali servizi sono utilizzati da studi di amministrazione condominiale, aziende o clienti terzi, i trattamenti dei dati personali relativi a condòmini, residenti, fornitori, operatori o altri soggetti coinvolti sono disciplinati da accordi e informative dedicate.

In tali casi, Kay Way S.r.l. potrà operare, a seconda della configurazione e dei rapporti contrattuali:

• come fornitore della soluzione tecnologica;
• come responsabile del trattamento per conto del cliente;
• come soggetto che collabora con altri fornitori o partner tecnici;
• come soggetto incaricato della configurazione, assistenza o manutenzione del servizio.

La qualificazione dei ruoli viene definita caso per caso nella documentazione contrattuale, tenendo conto delle finalità del trattamento, delle istruzioni del cliente, delle caratteristiche del servizio e dei soggetti che determinano mezzi e finalità del trattamento.

Le registrazioni, trascrizioni o informazioni vocali eventualmente trattate nell’ambito di OlivIA® Cally sono utilizzate esclusivamente per le finalità previste dal servizio, secondo le istruzioni e le condizioni concordate con il cliente, salvo diversi obblighi di legge o esigenze di tutela dei diritti.

16. IA in accounting e sistemi interni

La pagina “IA in accounting” descrive soluzioni che utilizzano un sistema interno di intelligenza artificiale per supportare attività di lettura, classificazione, organizzazione o predisposizione di dati e documenti contabili.

La consultazione della pagina informativa non comporta l’attivazione del servizio né il trattamento automatizzato dei dati personali dell’utente del sito.

Quando il servizio viene attivato per un cliente, le modalità di trattamento dei dati sono definite nella documentazione contrattuale e privacy applicabile, con particolare attenzione ai dati contabili, documentali, amministrativi e condominiali trattati nell’ambito del servizio.

Eventuali output prodotti dai sistemi interni di intelligenza artificiale sono destinati a supportare processi gestionali, contabili o documentali e non sostituiscono il controllo professionale, amministrativo o umano quando richiesto dalla natura dell’attività.

17. Ruoli di Kay Way S.r.l. rispetto ai sistemi AI

In relazione ai sistemi e servizi basati su intelligenza artificiale, Kay Way S.r.l. può assumere ruoli diversi a seconda del servizio, della configurazione tecnica e del rapporto contrattuale.

Kay Way S.r.l. può operare come:

• sviluppatore o fornitore della soluzione applicativa, quando sviluppa o mette a disposizione sistemi AI o componenti applicative con proprio nome o marchio;
• commercializzatore o distributore, quando propone soluzioni sviluppate anche da partner o società collegate;
• responsabile del trattamento, quando tratta dati personali per conto di un cliente sulla base di istruzioni documentate;
• titolare del trattamento, quando determina autonomamente finalità e mezzi del trattamento;
• utilizzatore di strumenti AI di terzi per attività interne, editoriali, organizzative o di supporto.

La qualificazione precisa del ruolo viene definita nella documentazione contrattuale e privacy applicabile al singolo servizio, tenendo conto del soggetto che determina finalità e mezzi del trattamento e del soggetto che sviluppa, configura, mette in servizio o utilizza il sistema.

Per maggiori informazioni sul Regolamento europeo sull’intelligenza artificiale, è possibile consultare il testo del Regolamento (UE) 2024/1689 .

18. Rapporti con Administraced S.r.l.

Kay Way S.r.l. può commercializzare o presentare sul sito anche servizi collegati all’ecosistema tecnico, gestionale o commerciale di Administraced S.r.l.

Administraced S.r.l. e Kay Way S.r.l. sono soggetti giuridici distinti. Eventuali rapporti di collaborazione, commercializzazione, sviluppo, integrazione, supporto tecnico o gestione dei clienti sono regolati da specifici accordi tra le parti e, ove necessario, da accordi privacy dedicati.

Quando un servizio è erogato con il coinvolgimento di Administraced S.r.l., i ruoli privacy delle parti e le rispettive responsabilità vengono definiti in base al servizio concretamente attivato, alla documentazione contrattuale e alle attività effettivamente svolte.

19. Minori

Il sito e i servizi presentati sono rivolti principalmente a utenti maggiorenni, professionisti, aziende, amministratori condominiali, partner commerciali e soggetti interessati ai servizi di Kay Way S.r.l.

Kay Way S.r.l. non intende raccogliere tramite il sito dati personali di minori per finalità commerciali. Qualora un minore trasmetta dati personali tramite il sito, il titolare potrà cancellare tali dati ove non sussista una valida base giuridica per il trattamento.

20. Diritti dell’interessato

L’interessato può esercitare, nei casi e nei limiti previsti dal GDPR, i seguenti diritti:

• diritto di accesso ai dati personali;
• diritto di rettifica dei dati inesatti o integrazione dei dati incompleti;
• diritto alla cancellazione dei dati;
• diritto alla limitazione del trattamento;
• diritto di opposizione al trattamento;
• diritto alla portabilità dei dati, ove applicabile;
• diritto di revocare il consenso prestato, senza pregiudicare la liceità del trattamento effettuato prima della revoca;
• diritto di non essere sottoposto a decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati nei casi previsti dall’articolo 22 GDPR;
• diritto di proporre reclamo all’autorità di controllo competente.

Le richieste possono essere inviate a: info@kayway.it.

L’interessato ha inoltre il diritto di proporre reclamo al Garante per la Protezione dei Dati Personali, secondo le modalità indicate sul sito istituzionale dell’Autorità: www.garanteprivacy.it .

21. Link esterni e contenuti di terzi

Il sito può contenere link verso siti, piattaforme, profili social o servizi di terze parti, tra cui YouTube, Facebook, LinkedIn, Instagram, siti di partner commerciali o siti di fornitori tecnologici.

Kay Way S.r.l. non è responsabile delle modalità di trattamento dei dati personali effettuate da tali soggetti quando l’utente accede a siti o servizi esterni.

L’utente è invitato a consultare le informative privacy e le condizioni di utilizzo dei soggetti terzi prima di utilizzare i relativi servizi.

22. Proprietà intellettuale e contenuti del sito

I testi, le componenti grafiche, i video, le immagini, le animazioni, i loghi, i materiali informativi e più in generale i contenuti presenti sul sito sono di proprietà di Kay Way S.r.l. o dei rispettivi titolari e sono protetti dalla normativa applicabile in materia di diritto d’autore, marchi e proprietà intellettuale.

È vietata la riproduzione, modifica, distribuzione, riutilizzo o sfruttamento dei contenuti del sito per finalità diverse da quelle consentite dalla legge o espressamente autorizzate da Kay Way S.r.l.

Eventuali immagini, icone, marchi o contenuti riconducibili a terzi restano di proprietà dei rispettivi titolari.

23. Modifiche alla presente Privacy Policy

Kay Way S.r.l. si riserva il diritto di modificare o aggiornare la presente Privacy Policy in qualsiasi momento, anche in ragione di modifiche normative, aggiornamenti dei servizi offerti, variazioni tecniche del sito, introduzione di nuovi strumenti o modifiche nei servizi AI e digitali proposti.

La versione aggiornata sarà pubblicata su questa pagina. In caso di modifiche rilevanti, Kay Way S.r.l. potrà adottare ulteriori modalità di comunicazione agli utenti, ove necessario.