Solleciti automatici
Solleciti automatici è la soluzione gestionale commercializzata da Kay Way per aiutare gli studi di amministrazione condominiale a gestire promemoria, comunicazioni e solleciti di pagamento in modo più ordinato, configurabile e tracciabile.
Il servizio consente allo studio di impostare regole personalizzate per individuare le posizioni da sollecitare, definire il canale di invio e preparare comunicazioni coerenti con il tipo di ritardo, l’importo, il numero di rate insolute e le procedure interne dell’amministratore.
L’obiettivo non è automatizzare in modo indiscriminato il recupero delle somme, ma ridurre le lavorazioni manuali ripetitive e rendere più controllabile il processo di gestione delle morosità condominiali.
A cosa servono i solleciti automatici
Nella gestione condominiale, il controllo delle rate scadute e delle posizioni insolute richiede tempo, attenzione e continuità.
Senza un processo strutturato, lo studio rischia di lavorare in modo frammentato: controlli manuali, comunicazioni ripetute, testi non uniformi, invii non tracciati e difficoltà nel ricordare quando intervenire sulle singole posizioni.
Solleciti automatici permette di definire un flusso più ordinato per individuare i casi da gestire e predisporre le comunicazioni di pagamento secondo criteri configurabili.
Lo studio mantiene il controllo finale sulle comunicazioni, sulle eccezioni e sulle posizioni che richiedono una valutazione professionale.
Regole personalizzabili per lo studio
Il servizio consente all’amministratore di impostare regole operative coerenti con il proprio metodo di lavoro.
Le regole possono riguardare:
– importo minimo da sollecitare;
– giorni di ritardo;
– numero di rate insolute;
– presenza di solleciti precedenti;
– esclusione di specifiche anagrafiche o categorie;
– canale di comunicazione da utilizzare;
– testo del messaggio;
– eventuali promemoria per importi minori;
– gestione di casi particolari tramite configurazioni dedicate.
Questa impostazione permette allo studio di evitare invii generici e di costruire un processo più coerente con le proprie policy interne.
Invio tramite email, SMS o posta
Solleciti automatici può supportare diversi canali di comunicazione, in base alla configurazione attivata e alle preferenze operative dello studio.
I canali principali sono:
– email;
– SMS;
– posta cartacea;
– eventuali flussi collegati a servizi di postalizzazione.
La scelta del canale può dipendere dal tipo di condòmino, dal recapito disponibile, dalla gravità della posizione, dall’importo dovuto e dal livello di formalità richiesto.
La gestione multicanale consente allo studio di utilizzare comunicazioni più rapide nei casi semplici e canali più formali nei casi che richiedono maggiore attenzione documentale.
Preview e controllo prima dell’invio
Il software può predisporre automaticamente i solleciti secondo la frequenza e le regole definite dallo studio.
Prima dell’invio, le comunicazioni possono essere mostrate in anteprima, così da consentire all’amministratore o all’operatore incaricato di verificare testi, destinatari, importi e casi particolari.
Questo passaggio è importante: l’automazione deve supportare il lavoro dello studio, non sostituire il controllo umano sulle comunicazioni sensibili.
La preview consente quindi di mantenere un presidio operativo sulle posizioni da sollecitare, riducendo il rischio di comunicazioni non coerenti o invii non desiderati.
Gestione ordinata delle morosità condominiali
La gestione delle morosità condominiali deve essere affrontata con attenzione, soprattutto quando le comunicazioni contengono dati personali o informazioni economiche riferite ai condòmini.
Il Garante Privacy vieta la diffusione di dati personali mediante affissione di avvisi di mora o sollecitazioni di pagamento in spazi condominiali aperti al pubblico. Per questo è preferibile utilizzare canali controllati, coerenti con le regole privacy e con le procedure dello studio.
Un sistema di solleciti automatici può aiutare a mantenere più ordinato il processo, evitando comunicazioni improvvisate, non tracciate o non coerenti con il livello di riservatezza richiesto.
Supporto al lavoro dell’amministratore
L’amministratore mantiene la responsabilità di valutare le posizioni, decidere quando intervenire e stabilire se procedere con ulteriori azioni.
La normativa condominiale prevede che, salvo dispensa assembleare, l’amministratore debba agire per la riscossione forzosa delle somme dovute entro sei mesi dalla chiusura dell’esercizio nel quale il credito esigibile è compreso. Questo rende ancora più importante avere un sistema ordinato di monitoraggio e gestione delle posizioni insolute.
Solleciti automatici non sostituisce l’attività professionale dell’amministratore, ma può supportarla con un flusso più controllabile, ripetibile e verificabile.
Parcella e promemoria operativo
Il servizio può prevedere la configurazione della parcella dell’amministratore collegata all’attività di sollecito, secondo le condizioni applicabili allo studio e agli accordi contrattuali previsti.
A fine periodo, un promemoria automatico può aiutare lo studio a ricordare gli importi da fatturare o da verificare.
Questa funzione deve essere impostata con attenzione, in coerenza con il mandato dell’amministratore, le condizioni economiche concordate e le modalità di ripartizione previste.
Benefici per lo studio
Solleciti automatici può offrire vantaggi concreti agli studi che gestiscono molti condomìni e numerose unità immobiliari.
I principali benefici sono:
– riduzione delle attività manuali ripetitive;
– maggiore regolarità nell’invio dei promemoria;
– regole configurabili per importi, ritardi e rate insolute;
– gestione multicanale tramite email, SMS o posta;
– anteprima dei solleciti prima dell’invio;
– maggiore tracciabilità delle comunicazioni;
– migliore controllo delle posizioni insolute;
– riduzione del rischio di dimenticanze operative;
– supporto alla fatturazione delle attività collegate.
Il beneficio effettivo dipende dal numero di condomìni gestiti, dal volume delle posizioni da monitorare e dal livello di configurazione scelto.
Una soluzione gestionale proposta da Kay Way
Solleciti automatici fa parte delle soluzioni gestionali proposte e commercializzate da Kay Way per gli studi di amministrazione condominiale.
La soluzione nasce nell’ecosistema software Administraced, realtà specializzata nello sviluppo di automazioni, connettori e strumenti digitali per il settore condominiale.
Kay Way propone il servizio attraverso la propria rete commerciale, insieme ad altre soluzioni dedicate a contabilità, incassi, comunicazioni, automazione documentale e controllo dei processi amministrativi.
Per il cliente, il percorso commerciale può essere gestito direttamente da Kay Way: richiesta informazioni, valutazione del servizio, configurazione e attivazione vengono indirizzate in base alle esigenze dello studio.
Solleciti automatici nel portafoglio Kay Way
Solleciti automatici rientra nelle soluzioni gestionali Kay Way dedicate agli studi di amministrazione condominiale.
La soluzione può essere valutata insieme ad altri servizi collegati, come MultiMAV, SDI Smart Import, Pannello Banking, controllo di gestione e IA in accounting.
Questa impostazione permette allo studio di costruire un percorso più ampio di digitalizzazione: dalla gestione dei documenti alla comunicazione con i condòmini, fino al monitoraggio degli incassi e delle posizioni insolute.
Contattaci per ricevere informazioni sui solleciti automatici e valutare l’attivazione della soluzione tramite Kay Way.
Il team commerciale Kay Way è a disposizione per approfondire funzionalità, canali disponibili, regole configurabili, modalità operative, integrazione con le altre soluzioni gestionali e configurazione più adatta al tuo studio.